一、招商會(huì)的前期準(zhǔn)備工作
能否在招商會(huì)中取得成功，前期的準(zhǔn)備工作是至關(guān)重要的，只有各個(gè)部門(mén)通力合作、協(xié)調(diào)一致、準(zhǔn)備得非常充分才能保證招商會(huì)的勝利召開(kāi)。首先需要對(duì)整場(chǎng)招商會(huì)的目的、經(jīng)過(guò)、結(jié)果先進(jìn)行事前預(yù)估，經(jīng)過(guò)多次的分析、調(diào)整制定出合理的全部會(huì)議流程和詳細(xì)物料配置表、人員工作分配表，然后在公司內(nèi)部進(jìn)行明確分工，專人負(fù)責(zé)每個(gè)項(xiàng)目，從而落實(shí)工作責(zé)任制，做到有據(jù)可依。所有工作人員前期主要是把各項(xiàng)會(huì)議中所需物料支持落實(shí)到位，前期的工作做得越細(xì)、全方位考慮，會(huì)議中出現(xiàn)差錯(cuò)的概率也就越低。而市場(chǎng)部所有工作人員的工作重心將集中在分析、了解自己負(fù)責(zé)區(qū)域客戶的具體情況，在招商會(huì)正式開(kāi)始前1周，一定要做好詳細(xì)的客戶電話跟蹤，并落實(shí)確定最終到會(huì)人數(shù)。
二、招商會(huì)現(xiàn)場(chǎng)
招商會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)氛圍控制非常重要，太熱鬧可能使場(chǎng)面失控，太冷可能使會(huì)議失效。而控制會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的氛圍最關(guān)鍵的是主持人，因此，在招商會(huì)的主持人選擇上也是非常重要的，主持人既要富有激情與親和力，又要熟悉了解行業(yè)內(nèi)的知識(shí)，還要靈活的對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行引導(dǎo)。所以會(huì)議前必須要和燈光師、音響師、控場(chǎng)人員先進(jìn)行溝通、彩排，使整個(gè)會(huì)議的時(shí)間與效果都能達(dá)到預(yù)期的要求才算是成功的。而會(huì)場(chǎng)各工作小組也要對(duì)觀眾區(qū)域、舞臺(tái)區(qū)域、后臺(tái)區(qū)域進(jìn)行合理布局：觀眾席座位安排、會(huì)場(chǎng)的布置、會(huì)場(chǎng)區(qū)域各品牌的合理優(yōu)化擺放、廣告公司舞臺(tái)燈光音響特效調(diào)試、模特秀的安排。對(duì)于突發(fā)事件的發(fā)生，要有應(yīng)急備案，即使發(fā)生突發(fā)事件，也能順利的進(jìn)行我們的招商會(huì)議。
三、退場(chǎng)
招商會(huì)議結(jié)束后，所有物品的歸位、運(yùn)輸也非常的重要，后勤組的工作人員就要在事先有計(jì)劃、有步驟的的將會(huì)場(chǎng)所有產(chǎn)品安全的退場(chǎng)。
四、會(huì)議結(jié)束總結(jié)
通過(guò)這次招商會(huì)議的參與，對(duì)招商會(huì)議的內(nèi)涵、流程、成敗的因素有了更深一步的了解，招商會(huì)議是一種特別意義的營(yíng)銷公關(guān)工作，也是展開(kāi)公司組織、控制管理、公司基本素質(zhì)的活動(dòng)，關(guān)系著公司整體招商活動(dòng)的成敗及下步營(yíng)銷運(yùn)作的順利展開(kāi)。
在這次會(huì)議中，公司整個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、團(tuán)隊(duì)精神是我們值得肯定和贊賞的，同時(shí)也要總結(jié)這次會(huì)議的不足，從而為下次招商會(huì)議的吸取更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
1、會(huì)議流程出來(lái)的比較晚，現(xiàn)場(chǎng)流程有點(diǎn)亂，時(shí)間上有點(diǎn)倉(cāng)促。會(huì)議流程應(yīng)應(yīng)該提前半個(gè)月出來(lái)初稿，然后再組織討論，提前1星期定稿并發(fā)給所有參會(huì)人員準(zhǔn)備。
2、每個(gè)負(fù)責(zé)小組應(yīng)確定一個(gè)組長(zhǎng)，各組組長(zhǎng)分工明確，并確定職責(zé)。各組組長(zhǎng)應(yīng)該明確自己和組員的崗位和職責(zé)，把工作落實(shí)到每一個(gè)人頭上，明確職責(zé)，每天盯進(jìn)展并向組長(zhǎng)匯報(bào)情況，不要有越級(jí)分配工作的事情發(fā)生，不然就會(huì)出現(xiàn)：同樣的事情會(huì)交代給兩個(gè)人去做，或者工作沒(méi)有人去做，到最后都不知道該聽(tīng)誰(shuí)的了。誰(shuí)的小組出現(xiàn)問(wèn)題直接找組長(zhǎng)，組長(zhǎng)進(jìn)行統(tǒng)籌安排處理，并提出解決方案。
3、再就是細(xì)節(jié)上的，廣告公司在燈光布場(chǎng)、現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)調(diào)節(jié)、LED顯示屏和電腦PPT都出現(xiàn)了不盡人意的地方，音樂(lè)準(zhǔn)備和現(xiàn)場(chǎng)模特走秀不相匹配，出現(xiàn)過(guò)幾次冷場(chǎng)的時(shí)候，事前未對(duì)LED顯示屏和音響設(shè)備、PPT內(nèi)容進(jìn)行彩排演示，導(dǎo)致上臺(tái)演講時(shí)候屏幕顯示內(nèi)容和演講不匹配。在下次會(huì)議中，這些小細(xì)節(jié)都必須在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行反復(fù)的調(diào)試，確保萬(wàn)無(wú)一失。前期準(zhǔn)備工作人員分工：
1、會(huì)議開(kāi)始前，全體員工會(huì)場(chǎng)報(bào)到參與布置
(1) 會(huì)場(chǎng)、餐廳、住宿預(yù)定：
(2) 印制客戶會(huì)場(chǎng)資料、條幅、準(zhǔn)備：
(3) 會(huì)場(chǎng)展示用產(chǎn)品、宣傳資料等：（看管產(chǎn)品及講解）
(4) 會(huì)場(chǎng)布置：全體員工（接待客戶除外）
(5) 排練會(huì)場(chǎng)節(jié)目：團(tuán)隊(duì)展示、項(xiàng)目視頻展示、公司、店面展示等
(6) 主持人：（主持、催場(chǎng)、控場(chǎng)、宣布合作方案及秒殺、抽獎(jiǎng)、唱單）
(7) 準(zhǔn)備視頻及音樂(lè)、電腦播放：
(8) 簽到前臺(tái)：財(cái)務(wù)行政人員（所有會(huì)議資料領(lǐng)取處、刷卡）
(9) 照相機(jī)、投影儀：（提前充好電）
(10) 會(huì)議邀約、簽單：業(yè)務(wù)經(jīng)理及配合老師
2、會(huì)議制度：
(1) 服裝要求：女員工統(tǒng)一著職業(yè)裝，黑皮鞋；
男員工統(tǒng)一著黑色西裝、白色襯衣、打藍(lán)色或深色領(lǐng)帶。
(2) 儀容儀表：女員工化淡妝，束發(fā)盤(pán)起。
(3) 男員工刮干凈胡須、整理好頭發(fā)。
(4) 所有人員統(tǒng)一聽(tīng)從總指揮的安排，無(wú)特殊情況不得調(diào)換崗位，每組主要負(fù)責(zé)人有權(quán)管理本組人員，本組人員必須聽(tīng)從小組負(fù)責(zé)人安排。
(5) 會(huì)議期間先完成本職工作后可積極的參加其他組的工作，不得袖手旁觀，做到相互配合，相互協(xié)作。
(6) 各組負(fù)責(zé)人員全程跟蹤服務(wù)本組客戶并開(kāi)通手機(jī)。保證手機(jī)不停機(jī)、關(guān)機(jī)，隨時(shí)能夠找到所在位置，不得隨意脫崗、串崗。
(7) 除參會(huì)員工外，其他所有員工在會(huì)議期間不得聚堆閑聊。
(8) 所有員工會(huì)議期間不得嬉戲打鬧。
六、會(huì)議期間人員分工（所有參會(huì)人員 點(diǎn) 酒店集合）
1、統(tǒng)籌：
副統(tǒng)籌：
2、招待簽到處組長(zhǎng)：
組員：
負(fù)責(zé)簽到，發(fā)放資料，協(xié)助發(fā)放參會(huì)牌及中午用餐券，并提醒顧客退房時(shí)間、是否續(xù)住等。
3、會(huì)場(chǎng)布置: 組長(zhǎng):
組員: 全體人員
職責(zé)：布置會(huì)場(chǎng)，調(diào)試投影、產(chǎn)品展示擺放及看管。
4、會(huì)場(chǎng)接待：
部門(mén)主管：
成員：
職責(zé)：引領(lǐng)客戶的就餐及住宿，及時(shí)解決客戶發(fā)生問(wèn)題，如果解決不了及時(shí)和會(huì)務(wù)組的人聯(lián)系。
5、會(huì)議期間及會(huì)后客戶跟單：各部門(mén)主管以及對(duì)應(yīng)部門(mén)的人員。
6、會(huì)場(chǎng)燈光音響：（準(zhǔn)備視頻、音樂(lè)、投影儀、筆記本電腦并調(diào)試）。
7、講師助理：（協(xié)助講師完成課程所需要的用具等）。
8、簽單、收取定金：財(cái)務(wù)（準(zhǔn)備好收據(jù)和公章）。
